Kebijakan efisiensi belanja menempatkan langganan lisensi aplikasi, kegiatan rapat dan seminar, serta perjalanan dinas sebagai pos yang paling sering dipangkas — sementara kewajiban rapat, sosialisasi, dan diklat tidak berkurang. Sewa lisensi Zoom per kegiatan menjawab keduanya: biayanya melekat pada satu output yang bisa dipertanggungjawabkan, mulai Rp 4.000 per jam, tanpa komitmen tahunan.
Kenapa langganan tahunan makin sulit dijustifikasi
Sejak Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 2025 tentang efisiensi belanja APBN dan APBD, tiga pos berada di baris depan pemangkasan: perjalanan dinas, kegiatan seminar dan rapat, serta belanja langganan dan lisensi aplikasi. Arahan turunannya diperbarui tiap tahun anggaran, jadi periksa ketentuan yang berlaku sekarang di instansi Anda dan pada situs Kementerian Keuangan.
Persoalannya bukan hanya nominal. Langganan tahunan dibayar penuh di muka untuk kapasitas yang dipakai sesekali, dan saat diperiksa, pertanyaannya selalu sama: berapa kali dipakai selama setahun, siapa penggunanya, dan apa bukti pemanfaatannya. Satu langganan yang dipakai delapan kali setahun sulit menjawab pertanyaan itu per kegiatan.
Sewa per kegiatan menjawabnya sendiri. Satu transaksi terikat pada satu kegiatan, satu tanggal, dan satu keluaran — daftar hadir, rekaman, dan notulen dari kegiatan tersebut.
| Aspek | Langganan tahunan | Sewa per kegiatan |
|---|---|---|
| Waktu pembayaran | Penuh di muka, sebelum kegiatan ada | Saat kegiatan sudah pasti tanggal dan kapasitasnya |
| Dasar pertanggungjawaban | Satu bukti untuk banyak kegiatan sepanjang tahun | Satu bukti melekat pada satu kegiatan |
| Kalau kegiatan batal | Biaya tetap berjalan | Tidak jadi memesan, tidak ada biaya |
| Kalau kapasitas kurang | Terkunci pada paket yang sudah dibeli | Pilih kapasitas berbeda untuk kegiatan berikutnya |
| Saat pegawai pemegang akun mutasi | Perlu serah terima akun dan kata sandi | Tidak ada akun tahunan yang perlu diserahterimakan |
Struktur pilihan sewa
Yang menentukan biaya hanya dua hal: berapa peserta dan berapa lama. Sisanya ikut.
| Pilihan | Rentang yang tersedia |
|---|---|
| Kapasitas peserta | 100, 300, 500, 1.000, sampai 3.000 peserta |
| Mode | Meeting (dua arah) atau webinar (satu arah dengan panelis) |
| Durasi sewa | 12 jam sampai 6 hari |
| Tarif | Mulai Rp 4.000 per jam, menyesuaikan kapasitas |
| Penyimpanan rekaman | 30 hari, bisa diunduh kapan saja dalam periode itu |
| Notulen otomatis (opsional) | Rp 1.000 per kredit; 20 menit rekaman = 1 kredit, jadi sekitar Rp 3.000 per jam rekaman |
Karena tarif menyesuaikan kapasitas, angka pastinya untuk kegiatan Anda ada di daftar harga. Untuk rapat koordinasi 100 peserta selama satu hari kerja, nilainya berada jauh di bawah ambang pengadaan langsung yang berlaku untuk pengadaan barang dan jasa lainnya — ketentuan umumnya bisa ditelusuri lewat LKPP, dan mekanisme yang dipakai tetap mengikuti aturan internal instansi Anda.
Dokumen yang biasanya diminta untuk SPJ
Bagian ini adalah alasan sebagian besar bendahara membaca halaman seperti ini. Daftar berikut adalah dokumen yang umum diminta pemeriksa untuk kegiatan rapat daring, beserta dari mana biasanya dokumen itu berasal.
| Dokumen | Disiapkan oleh | Catatan |
|---|---|---|
| Nota dinas atau surat undangan rapat | Instansi | Memuat tautan dan waktu kegiatan |
| Kerangka acuan dan rincian biaya | Instansi | Sebutkan kapasitas dan durasi sewa sebagai uraian belanja |
| Bukti pemesanan dan bukti bayar | Sistem penyedia dan bank | Transfer virtual account meninggalkan jejak di rekening koran |
| Invoice atau tagihan atas nama satker | Perlu dikonfirmasi ke penyedia | Tanyakan sebelum memesan, bukan setelah kegiatan |
| Kuitansi bermeterai | Perlu dikonfirmasi ke penyedia | Kebutuhannya berbeda antar instansi |
| Daftar hadir peserta | Laporan peserta Zoom | Diunduh sebagai CSV lalu direkap |
| Notula atau notulen rapat | Instansi, bisa dibantu notulen otomatis | Format naskah dinas punya aturan sendiri |
| Dokumentasi kegiatan | Instansi | Tangkapan layar dan berkas rekaman |
| Laporan pelaksanaan kegiatan | Instansi | Merujuk pada dokumen-dokumen di atas |
Cara mengunduh laporan peserta dan mengubahnya menjadi daftar hadir resmi dijelaskan langkah demi langkah di panduan absensi Zoom otomatis. Untuk notulanya, format baku instansi dibahas terpisah di panduan notulen rapat dinas.
Invoice, NPWP, dan pajak
Aturan praktisnya satu kalimat: minta dokumen di awal, sebelum memesan, bukan setelah kegiatan selesai. Kebutuhan dokumen tiap satker berbeda, dan mengurusnya di depan jauh lebih mudah daripada mengejar setelah kegiatan berlalu.
Siapkan data ini sebelum menghubungi tim penyedia, karena semuanya akan ditanyakan:
- Nama satuan kerja lengkap dan alamat sesuai dokumen resmi
- NPWP yang dipakai untuk transaksi
- Nama dan jabatan pejabat pembuat komitmen atau bendahara pengeluaran
- Nomor surat pesanan atau referensi internal, kalau ada
- Uraian pekerjaan yang ingin tercantum di tagihan, termasuk kapasitas, tanggal, dan durasi sewa
Soal pemotongan dan pemungutan pajak atas belanja jasa oleh bendahara: ketentuannya berbeda menurut jenis belanja, nilai transaksi, dan status penyedia. Jangan menyimpulkannya dari artikel mana pun. Konfirmasikan ke unit perpajakan instansi Anda dan rujuk ketentuan resmi di situs Direktorat Jenderal Pajak. Untuk memastikan dokumen apa saja yang bisa diterbitkan sebelum Anda memesan, hubungi tim Se-Hari lebih dulu dan sertakan daftar dokumen yang diminta bendahara Anda.
Metode pembayaran yang diterima
Pembayaran dilakukan lewat QRIS dan virtual account. Tidak ada kartu kredit internasional. Untuk instansi, ini bukan detail kecil.
- Banyak satuan kerja tidak memiliki kartu kredit korporat, dan pembayaran ke penyedia luar negeri menambah urusan valas serta bukti transaksi yang lebih rumit dipertanggungjawabkan.
- Transfer ke virtual account meninggalkan jejak yang rapi di rekening koran, dengan nominal dan waktu yang persis — bentuk bukti yang sudah biasa diterima pemeriksa.
- Pastikan pengiriman dilakukan dari rekening yang sesuai prosedur instansi Anda, dan simpan bukti transfernya sejak hari itu juga.
Memesan untuk beberapa hari sekaligus
Diklat tiga hari, bimbingan teknis dua hari, atau rangkaian sosialisasi yang berjalan berturut-turut tidak perlu dipesan sebagai transaksi terpisah tiap hari. Durasi sewa tersedia dari 12 jam sampai 6 hari, sehingga satu rangkaian bisa masuk dalam satu masa sewa dan satu pertanggungjawaban. Cara kerja tautan yang dibagikan ke peserta dijelaskan di penjelasan sewa link Zoom meeting.
Untuk agenda yang tersebar — misalnya rapat koordinasi tiap Selasa selama sebulan — pemesanan per kegiatan justru lebih menguntungkan secara administratif, karena tiap kegiatan punya bukti sendiri. Pembandingnya dengan langganan dibahas di ulasan beli Zoom bulanan versus sewa.
Untuk sekolah dan madrasah
Kebutuhan sekolah punya pola yang berulang: rapat komite, pertemuan wali murid per angkatan, sosialisasi PPDB, pengenalan lingkungan sekolah, pelatihan guru, dan ujian atau presentasi daring. Yang membedakan dari instansi lain adalah jumlah peserta yang bisa melonjak — satu angkatan wali murid mudah menembus 300 sampai 500 peserta. Pertimbangan memilih kapasitas di rentang itu dibahas di panduan sewa Zoom 500 peserta.
Untuk sumber dananya, pastikan komponen belanja yang dipakai kepada operator atau bendahara sekolah dan periksa petunjuk teknis yang berlaku pada tahun anggaran berjalan. Ketentuan ini berubah, dan penyedia mana pun tidak dalam posisi memutuskannya untuk Anda.
Rekaman dan arsip: jangan berhenti di 30 hari
Rekaman tersimpan 30 hari dan bisa diunduh kapan saja dalam periode itu. Masa retensi arsip instansi jauh lebih panjang dari 30 hari, jadi unduh berkasnya segera setelah kegiatan selesai dan simpan di penyimpanan resmi instansi. Ini kesalahan administratif yang paling mahal dan paling mudah dihindari.
Notula kegiatan bisa dibuat otomatis dari rekaman tersebut dengan biaya sekitar Rp 3.000 per jam rekaman, menghasilkan transkrip bertanda waktu, ringkasan, daftar keputusan, dan daftar tindak lanjut per penanggung jawab. Hasilnya tetap perlu disesuaikan ke format naskah dinas, karena Notula adalah jenis naskah dinas dengan aturan kop, penomoran, dan tanda tangan tersendiri — pedomannya dapat ditelusuri lewat JDIH ANRI.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah instansi bisa mendapat invoice atas nama satuan kerja?
Kebutuhan dokumen tiap satker berbeda-beda, jadi tanyakan lebih dulu ke tim Se-Hari sebelum memesan dan sertakan daftar dokumen yang diminta bendahara Anda. Menanyakan di awal jauh lebih mudah daripada mengurusnya setelah kegiatan selesai.
Apakah pembayaran bisa dilakukan setelah kegiatan selesai?
Pemesanan diselesaikan dengan pembayaran lewat QRIS atau virtual account. Kalau prosedur satker Anda mengharuskan pembayaran melalui mekanisme tertentu setelah pekerjaan selesai, bicarakan lebih dulu dengan tim sebelum tanggal kegiatan dikunci.
Metode pembayaran apa saja yang diterima?
QRIS dan virtual account. Tidak diperlukan kartu kredit internasional, sehingga pembayaran bisa dilakukan lewat kanal perbankan yang sudah biasa dipakai instansi.
Bagaimana kalau peserta melebihi kapasitas yang dipesan?
Peserta yang datang setelah kapasitas penuh tidak bisa masuk. Kalau undangannya disebar luas dan jumlah pastinya sulit ditebak, ambil satu tingkat kapasitas di atas perkiraan Anda, dan pertimbangkan mode webinar untuk acara yang sifatnya satu arah.
Berapa lama rekaman bisa diunduh?
Tiga puluh hari, kapan saja dalam periode itu. Setelah kegiatan selesai, unduh dan pindahkan ke penyimpanan arsip instansi pada hari yang sama.
Apakah sekolah bisa memakai dana BOS untuk ini?
Bergantung pada petunjuk teknis yang berlaku di tahun anggaran berjalan dan komponen belanja yang dipilih. Pastikan ke bendahara atau operator sekolah sebelum memesan.
Langkah paling praktis: kunci dulu tanggal dan perkiraan jumlah peserta, lalu kirimkan daftar dokumen yang diminta bendahara Anda ke tim sebelum memesan. Dua hal itu yang menentukan lancar tidaknya pertanggungjawaban, dan keduanya selesai dalam satu percakapan singkat.
Pesan untuk satu kegiatan, bukan satu tahun
Sewa Zoom untuk instansi dan sekolah dimulai dari Rp 4.000 per jam dengan kapasitas 100 sampai 3.000 peserta, durasi 12 jam sampai 6 hari, dan rekaman tersimpan 30 hari. Notula otomatis dari rekaman itu sekitar Rp 3.000 per jam rekaman. Lihat cara kerja sewa Zoom atau buka daftar harga untuk kapasitas yang Anda butuhkan.
Pembayaran lewat QRIS dan virtual account, tanpa kartu kredit internasional dan tanpa kontrak tahunan — dan kalau bendahara Anda membutuhkan dokumen tertentu, tanyakan sebelum memesan supaya tidak ada yang tertinggal.
Terakhir diperiksa: 20 Agustus 2026.