Cara Mengundang Bot Notulen ke Meeting

Bot Notulen adalah asisten AI yang akan bergabung ke meeting Anda layaknya peserta biasa. Bot akan mendengarkan, mencatat semua pembicaraan, dan setelah meeting selesai, menghasilkan transkrip dan ringkasan otomatis.

Syarat Sebelum Mengundang Bot

  • Pastikan Anda memiliki kredit yang cukup. Biaya transkripsi ditampilkan di bagian atas halaman Notulen AI.
  • Bot mendukung meeting Zoom dan Google Meet.
  • Meeting harus sudah dimulai atau sedang berlangsung agar bot bisa bergabung.

Langkah-Langkah Mengundang Bot

1. Buka Halaman Notulen AI

Klik menu Notulen AI di sidebar kiri dashboard Anda.

Buka Zoom atau Google Meet Anda, lalu salin link meeting. Contoh format link yang valid:

  • Zoom: https://zoom.us/j/1234567890
  • Google Meet: https://meet.google.com/abc-defg-hij

Di kartu Undang Bot ke Meeting, tempel link meeting yang sudah disalin ke kolom bertuliskan "https://meet.google.com/... atau https://zoom.us/j/...".

4. Pilih Bahasa

Pilih bahasa yang digunakan dalam meeting:

  • Indonesia — untuk meeting yang menggunakan Bahasa Indonesia. Hasil transkripsi akan lebih akurat untuk percakapan Indonesia.
  • English — untuk meeting yang menggunakan Bahasa Inggris.

5. Undang Bot

Klik tombol Undang Bot (ikon robot). Bot akan segera bergabung ke meeting Anda.

Setelah Bot Bergabung

Setelah bot berhasil diundang, kartu di halaman Notulen AI akan berubah menampilkan status bot:

  • Menunggu masuk ke meeting... — bot sedang dalam proses bergabung. Tunggu beberapa saat.
  • Di Meeting (dengan indikator berkedip hijau) — bot sudah bergabung dan sedang mencatat pembicaraan.

Selama bot aktif, Anda bisa menutup browser dan bot akan tetap bekerja.

Membatalkan Session Bot

Jika Anda perlu menghentikan bot sebelum meeting selesai, klik tombol Batalkan yang muncul di kartu status bot. Bot akan segera keluar dari meeting dan proses transkripsi akan dihentikan.

Perhatian: Kredit tetap akan dipotong untuk durasi yang sudah direkam sebelum pembatalan.

Setelah Meeting Selesai

Setelah meeting berakhir, bot akan otomatis keluar dan mulai memproses rekaman. Proses ini membutuhkan beberapa waktu tergantung panjang meeting.

Notulen yang sudah selesai akan muncul di Riwayat Notulen dengan status UNLOCKED (hijau). Klik notulen tersebut untuk membaca transkrip lengkap, ringkasan, dan daftar peserta yang berbicara.

Bot Tidak Bisa Bergabung

Jika bot tidak berhasil bergabung setelah beberapa menit, kemungkinan penyebabnya adalah:

  • Link meeting salah atau sudah tidak aktif. Periksa kembali link yang Anda masukkan.
  • Meeting memerlukan password. Pastikan bot diizinkan masuk atau nonaktifkan Waiting Room di pengaturan Zoom Anda.
  • Kredit tidak cukup. Cek saldo kredit di halaman Usage dan top up jika perlu.

Jika masalah berlanjut, kirim tiket bantuan melalui menu Get Help di sidebar.