Risalah rapat adalah catatan resmi jalannya rapat yang memuat pembahasan dan keputusan, dan di lingkungan korporat dipakai sebagai dokumen pembuktian. Untuk RUPS, Pasal 77 ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas mewajibkan setiap RUPS yang digelar lewat telekonferensi dibuatkan risalah yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta.
Artikel ini menjelaskan ketentuannya dan cara menyusunnya, bukan memberi nasihat hukum. Anggaran dasar setiap perseroan bisa memuat klausul sendiri yang lebih ketat. Untuk kasus spesifik — keputusan sirkuler, risalah yang dipersoalkan keabsahannya, atau perseroan terbuka — verifikasikan lebih dulu ke notaris atau penasihat hukum perusahaan Anda.
Risalah rapat adalah: arti dan kedudukannya
KBBI daring memuat kata risalah antara lain sebagai laporan mengenai rapat atau sidang, dan menyandingkannya dengan notulen. Dalam pemakaian sehari-hari di perusahaan Indonesia, pembagiannya jauh lebih tegas daripada itu.
Kata notulen dipakai untuk rapat kerja biasa: rapat mingguan tim, rapat koordinasi, rapat panitia. Kata risalah dipakai untuk rapat yang keputusannya menimbulkan akibat hukum — RUPS, rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris. Konsekuensinya, isi risalah lebih ketat.
Tiga hal yang membuat risalah berbeda
- Kuorum dicatat sebagai angka. Bukan "dihadiri sebagian besar pemegang saham", melainkan jumlah saham dengan hak suara yang hadir dan persentasenya terhadap seluruh modal ditempatkan.
- Cara pengambilan keputusan dicatat. Musyawarah mufakat atau pemungutan suara, lengkap dengan jumlah suara setuju, tidak setuju, dan abstain.
- Ada tanda tangan. Notulen rapat mingguan boleh beredar sebagai lampiran surel. Risalah tidak selesai sebelum ditandatangani pihak yang disyaratkan undang-undang atau anggaran dasar.
Beda risalah rapat, notulen, dan berita acara
Ketiganya sering dipertukarkan, padahal fungsinya berbeda. Tabel berikut memakai pembagian yang lazim dipakai di korporasi dan instansi.
| Aspek | Risalah rapat | Notulen rapat | Berita acara |
|---|---|---|---|
| Fungsi utama | Bukti keputusan yang mengikat | Rekam jejak pembahasan dan tindak lanjut | Bukti bahwa suatu peristiwa benar terjadi |
| Konteks lazim | RUPS, rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris | Rapat kerja, koordinasi, evaluasi | Serah terima, pemeriksaan, pemusnahan, pemungutan suara |
| Penanda tangan | Ketua rapat dan pihak yang disyaratkan UU atau anggaran dasar | Cukup notulis, sering ditambah pimpinan rapat | Semua pihak yang terlibat dalam peristiwa |
| Isi wajib | Kuorum, mata acara, hasil pemungutan suara | Agenda, pembahasan, keputusan, action item | Uraian peristiwa, waktu, tempat, para pihak |
| Dipakai di pengadilan | Ya, rutin | Jarang, sebagai pendukung | Ya, rutin |
Kalau yang Anda butuhkan sebenarnya dokumen peristiwa, baca dulu perbedaan berita acara dan notulen beserta contoh templatenya. Untuk memahami pondasinya lebih dulu, ada panduan lengkap tentang notulen dan strukturnya.
Struktur risalah rapat: 11 bagian
| No | Bagian | Catatan pengisian |
|---|---|---|
| 1 | Judul dan nomor | Sebut jenis rapatnya, misalnya "Risalah Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan" |
| 2 | Identitas perseroan | Nama lengkap badan hukum, domisili, dasar pendirian |
| 3 | Hari, tanggal, jam buka dan jam tutup | Catat jam tutup — sering terlewat, padahal menentukan sah tidaknya mata acara terakhir |
| 4 | Tempat atau sarana elektronik | Untuk rapat daring, sebutkan platform yang dipakai |
| 5 | Pemanggilan | Tanggal dan cara pemanggilan, atau keterangan bahwa seluruh peserta hadir sehingga pemanggilan dikesampingkan |
| 6 | Kuorum kehadiran | Jumlah saham hadir dan persentasenya |
| 7 | Pimpinan rapat dan notulis | Nama dan jabatan |
| 8 | Mata acara | Daftar bernomor, sesuai urutan pemanggilan |
| 9 | Uraian dan tanya jawab | Ringkas, tetapi keberatan pemegang saham dicatat apa adanya |
| 10 | Keputusan per mata acara | Cara pengambilan keputusan dan perolehan suara |
| 11 | Tanda tangan | Sesuai ketentuan yang berlaku untuk jenis rapatnya |
Risalah RUPS dan Pasal 77 UU Perseroan Terbatas
RUPS lewat telekonferensi sah, dengan syarat
Pasal 77 ayat (1) UU Nomor 40 Tahun 2007 menyatakan RUPS dapat dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya. Syaratnya satu dan tidak bisa ditawar: sarana itu harus memungkinkan semua peserta saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat.
Kata "saling melihat" punya konsekuensi praktis. Rapat suara saja tidak memenuhi bunyi pasal ini. Begitu pula rapat video di mana sebagian peserta mematikan kamera sepanjang jalannya rapat. Teks lengkap undang-undangnya bisa dibaca di portal JDIH Nasional.
Kuorum dihitung dari peserta yang benar-benar terhubung
Pasal 77 ayat (2) dan (3) menegaskan bahwa syarat kuorum dan pengambilan keputusan tetap mengikuti undang-undang dan anggaran dasar, serta dihitung berdasarkan keikutsertaan peserta dalam rapat elektronik tersebut. Karena itu, peserta yang terputus koneksinya di tengah rapat perlu dicatat waktu keluar dan masuknya. Ini alasan praktis kenapa banyak sekretaris perusahaan menyimpan laporan kehadiran dari platform rapatnya.
Siapa yang menandatangani risalah
| Situasi | Dasar | Penanda tangan |
|---|---|---|
| RUPS fisik, risalah di bawah tangan | Pasal 90 ayat (1) | Ketua rapat dan paling sedikit 1 pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS |
| Risalah dibuat dengan akta notaris | Pasal 90 ayat (2) | Penandatanganan oleh peserta tidak disyaratkan |
| RUPS lewat telekonferensi | Pasal 77 ayat (4) | Disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS |
Perbedaan baris pertama dan ketiga inilah yang paling sering luput. RUPS daring menuntut tanda tangan seluruh peserta, bukan hanya ketua rapat dan satu pemegang saham. Untuk rapat dengan puluhan peserta, kebutuhan itu yang biasanya mendorong perusahaan memilih akta notaris atau tanda tangan elektronik.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi
Tanda tangan elektronik diakui dalam UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya, dan diatur lebih rinci dalam Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Regulasi membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi — dibuat memakai sertifikat elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang terdaftar — dari yang tidak tersertifikasi. Untuk dokumen dengan akibat hukum seperti risalah RUPS, yang tersertifikasi jauh lebih kuat kedudukan pembuktiannya. Daftar regulasinya tersedia di JDIH Kementerian Komunikasi dan Digital. Pastikan penyedia yang Anda pakai memang terdaftar, dan konfirmasikan penerimaannya ke notaris sebelum RUPS digelar, bukan sesudahnya.
Perseroan terbuka: ada lapisan aturan tambahan
Kalau perusahaan Anda tercatat di bursa, UU PT bukan satu-satunya rujukan. Otoritas Jasa Keuangan mengatur rencana dan penyelenggaraan RUPS perusahaan terbuka, termasuk pelaksanaannya secara elektronik, lewat POJK tersendiri yang terbit pada 2020. Di antaranya diatur kewajiban membuat risalah dalam bentuk akta notaris, tenggat penyampaian risalah kepada OJK, dan kewajiban mengumumkan ringkasan risalah kepada publik dalam hitungan hari kerja. Tenggat-tenggat itu pernah direvisi, jadi periksa versi terbaru langsung di situs resmi OJK.
Contoh risalah rapat
Dua kerangka berikut memakai tanda kurung siku sebagai tempat isian. Ganti seluruhnya dengan data perusahaan Anda.
Contoh kerangka risalah RUPS Tahunan
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Judul | RISALAH RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN PT [NAMA PERSEROAN] |
| Waktu | [Hari], [tanggal], pukul 10.00 WIB sampai 11.35 WIB |
| Sarana | Telekonferensi video melalui [nama platform], seluruh peserta saling melihat dan mendengar secara langsung |
| Pemanggilan | Iklan surat kabar [nama] tanggal [tanggal] dan surat elektronik kepada seluruh pemegang saham |
| Kuorum | Hadir [jumlah] pemegang saham mewakili [jumlah] saham atau [xx,xx] persen dari seluruh saham dengan hak suara yang sah |
| Pimpinan | [Nama], Komisaris Utama, berdasarkan Pasal [nomor] Anggaran Dasar |
| Mata acara 1 | Persetujuan Laporan Tahunan dan pengesahan Laporan Keuangan tahun buku [tahun] |
| Keputusan 1 | Disetujui secara musyawarah untuk mufakat, tanpa suara tidak setuju dan tanpa abstain |
| Mata acara 2 | Penetapan penggunaan laba bersih |
| Keputusan 2 | Disetujui melalui pemungutan suara: setuju [jumlah] saham, tidak setuju [jumlah] saham, abstain [jumlah] saham |
| Penutup | Rapat ditutup pukul 11.35 WIB oleh pimpinan rapat |
| Tanda tangan | Ditandatangani oleh seluruh peserta RUPS sesuai Pasal 77 ayat (4) UU Nomor 40 Tahun 2007 |
Contoh kerangka risalah rapat Direksi
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Judul | RISALAH RAPAT DIREKSI PT [NAMA PERSEROAN] NOMOR [nomor] |
| Waktu dan sarana | [Tanggal], pukul 14.00 sampai 15.10 WIB, video konferensi |
| Hadir | [Jumlah] dari [jumlah] anggota Direksi; kuorum terpenuhi sesuai Pasal [nomor] Anggaran Dasar |
| Agenda | 1. Persetujuan anggaran [unit] kuartal berikutnya. 2. Penunjukan pejabat [posisi] |
| Keputusan | Nomor 01/[bulan]: anggaran disetujui dengan catatan [isi]. Nomor 02/[bulan]: penunjukan ditunda menunggu hasil [proses] |
| Tindak lanjut | [Jabatan] menyiapkan revisi anggaran paling lambat [tanggal] |
| Tanda tangan | Seluruh anggota Direksi yang hadir |
Rekaman rapat sebagai bukti pendukung
Risalah tetap dokumen utamanya. Namun ketika ada perbedaan ingatan mengenai apa yang sebenarnya diputuskan, rekaman rapat menjadi rujukan yang menyudahi perdebatan. Ini terutama berguna pada mata acara yang perolehan suaranya tipis atau ada keberatan yang dicatat.
| Hal | Angka |
|---|---|
| Masa simpan rekaman di Se-Hari | 30 hari, bisa diunduh kapan saja dalam periode itu |
| Biaya sewa Zoom | Mulai Rp 4.000 per jam |
| Kapasitas peserta | 100, 300, 500, 1.000, sampai 3.000 |
| Biaya notulen AI dari rekaman | 20 menit rekaman = 1 kredit, sekitar Rp 3.000 per jam rekaman |
| Batas durasi satu rekaman untuk notulen | 6 jam |
Dua catatan penting. Pertama, unduh rekaman RUPS sebelum masa simpan berakhir dan simpan di arsip perusahaan bersama risalahnya. Masa simpan 30 hari cocok untuk kebutuhan operasional, tidak untuk retensi dokumen korporat. Kedua, rekaman rapat berisi data pribadi peserta — suara, wajah, nama. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menuntut dasar pemrosesan yang jelas, jadi umumkan di awal rapat bahwa jalannya rapat direkam dan sebutkan tujuannya. Kalau Anda belum yakin di mana berkas rekaman tersimpan, ada penjelasan terpisah soal lokasi file rekaman Zoom di komputer dan cloud.
Lima kesalahan yang paling sering ditemukan
- Kuorum ditulis kualitatif. "Dihadiri mayoritas pemegang saham" tidak dapat diuji. Tulis jumlah saham dan persentasenya.
- Jam tutup rapat tidak dicatat. Padahal itu yang menentukan apakah mata acara terakhir masih dalam rapat yang sama.
- Keberatan peserta dihaluskan. Risalah yang menghilangkan keberatan justru melemahkan posisi perusahaan saat dipersoalkan.
- Tanda tangan RUPS daring hanya dari ketua rapat. Pasal 77 ayat (4) menyebut semua peserta.
- Risalah selesai berminggu-minggu kemudian. Semakin lama jaraknya, semakin sulit peserta menyetujui isinya tanpa perdebatan baru.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Risalah rapat dan notulen rapat itu sama atau beda?
Secara kebahasaan bertumpang tindih — KBBI bahkan menyandingkan keduanya. Secara praktik korporat berbeda: risalah dipakai untuk rapat yang keputusannya berakibat hukum dan wajib ditandatangani, sedangkan notulen dipakai untuk rapat kerja sehari-hari. Kalau dokumen Anda akan dilampirkan ke akta atau dikirim ke instansi, pakai istilah risalah.
Apakah RUPS lewat Zoom sah secara hukum?
Pasal 77 ayat (1) UU Nomor 40 Tahun 2007 membolehkan RUPS lewat telekonferensi, video konferensi, atau sarana elektronik lain, sepanjang semua peserta dapat saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi. Platformnya tidak disebut spesifik dalam undang-undang. Yang perlu dipastikan adalah pemenuhan syarat teknis itu dan kesesuaian dengan anggaran dasar perusahaan Anda.
Siapa saja yang wajib menandatangani risalah RUPS daring?
Pasal 77 ayat (4) menyebut semua peserta RUPS. Ini berbeda dari RUPS fisik yang menurut Pasal 90 ayat (1) cukup ditandatangani ketua rapat dan paling sedikit satu pemegang saham yang ditunjuk peserta. Diskusikan pemenuhannya dengan notaris Anda sebelum rapat, karena mengejar tanda tangan setelah rapat bubar jauh lebih sulit.
Apakah risalah rapat harus dibuat oleh notaris?
Untuk perseroan tertutup, tidak selalu. Pasal 90 ayat (2) menyebut bahwa jika risalah dibuat dengan akta notaris, penandatanganan oleh peserta tidak disyaratkan. Akta notaris juga umumnya diperlukan untuk keputusan yang harus diberitahukan atau dimintakan persetujuan ke kementerian, seperti perubahan anggaran dasar atau susunan pengurus.
Berapa lama risalah rapat harus disimpan?
UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan mengatur kewajiban simpan catatan perusahaan selama sepuluh tahun, sementara jangka simpan dokumen lain ditetapkan perusahaan berdasarkan nilai gunanya. Dalam praktik, risalah RUPS diperlakukan sebagai arsip permanen karena kerap dibutuhkan saat uji tuntas, pengurusan perizinan, atau sengketa bertahun-tahun kemudian.
Bolehkah risalah ditandatangani secara elektronik?
Tanda tangan elektronik diakui secara hukum, dan yang tersertifikasi punya kedudukan pembuktian lebih kuat daripada yang tidak. Untuk risalah RUPS, konfirmasikan lebih dulu ke notaris dan pihak yang akan menerima dokumen — beberapa instansi masih meminta bentuk tertentu.
Langkah berikutnya
Siapkan tiga hal sebelum RUPS daring berikutnya: kepastian bahwa sarana rapat memungkinkan semua peserta saling melihat dan mendengar, mekanisme tanda tangan yang sudah dikonfirmasi ke notaris, dan rekaman rapat yang diunduh serta diarsipkan bersama risalahnya. Kalau tim Anda juga menyusun dokumen rapat berbahasa Inggris untuk pemegang saham asing, formatnya dibahas terpisah di panduan minutes of meeting dua bahasa. Untuk format resmi di lingkungan instansi pemerintah, rujukannya ada di panduan notulen rapat dinas.
Menyusun risalah jauh lebih cepat kalau transkrip rapatnya sudah ada. Notulen AI Se-Hari mengubah rekaman rapat menjadi transkrip bertanda waktu, ringkasan, daftar keputusan, dan action item per penanggung jawab dalam Bahasa Indonesia — bahan mentah yang tinggal Anda susun ulang ke dalam format risalah.
Terakhir diperiksa: 20 Agustus 2026.